Sygnaliści, czyli kto i kiedy zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich procedur

W dniu 19 czerwca 2024 r. Prezydent podpisał ustawę o ochronie sygnalistów (dalej: Ustawa). Najważniejszym zagadnieniem jakie pojawia się w związku z wejściem w życie Ustawy jest ustalenie tego jakie podmioty oraz w jakim terminie zobowiązane będą do wdrożenia odpowiednich regulacji.

Przepisy Ustawy nakładają obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur związanych z umożliwieniem dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów, a także zapewniających im należytą ochronę, aby unikać sytuacji, w których sygnalista zostanie narażony na działania odwetowe w  związku z dokonanym zgłoszeniem.

Zgodnie z Ustawą obowiązek wdrożenia procedur dot. ochrony sygnalistów dotyczy „podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób”. Należy zatem wyjaśnić kim jest „podmiot prawny” – zgodnie z Ustawą podmiot prawny to „podmiot prywatny” lub „podmiot publiczny”, przy czym Ustawa precyzuje, że:

• poprzez podmiot prywatny należy rozumieć osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi;
• poprzez podmiot publiczny należy rozumieć podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego.

Tym samym z pewnym, daleko idącym uproszeniem można przyjąć obowiązkiem ustanowienia procedur dotyczących ochrony sygnalistów objęci są wszyscy przedsiębiorcy niezależnie od formy prowadzenia działalności (JDG, spółka kapitałowa, spółka osobowa, a także fundacje i stowarzyszenia) pod warunkiem spełniania kryterium ilościowego jakim jest zatrudnianie 50 osób. Oczywiście obowiązek ten dotyczy również innych podmiotów niebędących przedsiębiorcami jak chociażby podmiotów publicznych jednak w tym materiale chcielibyśmy skupić wyłącznie na przedsiębiorcach.

Zatem zgodnie przepisami Ustawy przedsiębiorca zatrudniający 50 osób zobowiązany jest do wdrożenia procedur dot. ochrony sygnalistów, należy podkreślić przy tym, że Ustawa wyjaśnia, że do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Sposób w jaki zostały określone ustawowe kryteria zmusza zatem przedsiębiorców do dokonania wykładni prawa w celu ustalenia jak prawidłowo obliczyć ile osób wykonuje na ich rzecz pracę zarobkową. Kluczowym problemem przy dokonywaniu wykładni jest ustalenie czy do limitu 50 osób należy zaliczyć podmioty współpracujące z „pracodawcą” w ramach działalności gospodarczej tzw. współpraca b2b, co często ma miejsce w przypadku specjalistów takich jak księgowa, prawnik czy informatyk.  W ocenie autora artykułu do limitu 50 osób należy wliczyć także współpracowników zatrudnianych w formule b2b, pod warunkiem, że wykonują oni swoje obowiązki na rzecz „pracodawcy” w sposób samodzielny. Oznacza to zatem konieczność wliczenia do limitu zewnętrznych podwykonawców, ale tylko tych którzy osobiście świadczą swoje usługi.

Kierunek dokonanej wykładni może mieć decydujące znaczenie w przypadku udzielania odpowiedzi na pytanie czy konkretny podmiot zobowiązany jest wprowadzić regulacje wynikające z Ustawy, gdyż w zależności od istniejącego stanu faktycznego sytuacja poszczególnych podmiotów może się różnic, przykładowo:

• przedsiębiorca zatrudniający 30 osób na pełne etaty w ramach umowy o pracę oraz, kolejne 15 osób w ramach umowy zlecenie, oraz księgową w formie działalności gospodarczej – nie będzie zobowiązany do wdrożenia procedur wynikających z Ustawy;
• przedsiębiorca zatrudniający 5 osób na pełne etaty w ramach umowy o pracę, oraz 7 osób w ramach umowy zlecenie oraz 40 współpracowników wykonujących samodzielnie działalność gospodarczą będzie musiał wdrożyć procedury wynikające z Ustawy.
• przedsiębiorca zatrudniający 49 osób na pełne etaty w ramach umowy o pracę, nie będzie musiał wdrożyć procedur wynikających z Ustawy.

Z powyższego wynika, że każdy przedsiębiorca który nie zatrudnia w formie umowy o pracę 50 osób, ale posiada wielu współpracowników zatrudnianych w ramach umów cywilnoprawnych będzie musiał starannie przeanalizować swoje zobowiązania umowne aby następnie ustalić czy w wyniku zawartych umów (umowa zlecenie, umowa o dzieło, umowa agencyjna, umowa o świadczenie usług etc.) nie doszło do sytuacji, w której przekroczony został limit 50 osób świadczących na jego rzecz pracę zarobkową.

Wyjaśnić należy, że przedsiębiorcy, którzy wykonują działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937, nie sa objęci ww. limitem zatrudnienia, tym samym tego typu podmioty muszą ustanowić regulacje dot. sygnalistów niezależnie od stanu zatrudnienia.

Podkreślenia wymaga również informacja, że Ustawa przewiduje sankcję za niewywiązanie się z obowiązku ustalenia odpowiednich procedur. Zgodnie z art. 58 Ustawy nieustanowienie odpowiednich procedur lub ustanowienie procedur z istotnym naruszeniem przepisów Ustawy stanowi wykroczenie, za które grozi kara grzywny. Z tego powodu należy jednoznacznie rekomendować każdemu przedsiębiorcy, aby poddał weryfikacji zawarte przez siebie umowy cywilnoprawne celem ustalenia czy nie został przekroczony limit 50 osób wykonujących na jego rzecz pracę zarobkową.

Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie 25 września 2024 roku. To właśnie do tego dnia wszystkie podmioty zobowiązane powinny wdrożyć odpowiednie procedury. W przypadku jakichkolwiek pytań związanych z Ustawą oraz jej wdrożeniem zespół SZW Legal pozostaje do Państwa dyspozycji.

autor : Wojciech Kościuk-radca prawny