PODEJMOWANIE UCHWAŁ W PROSTEJ SPÓŁCE AKCYJNEJ PRZEZ WALNE ZGROMADZENIE

Prosta spółka akcyjna, oprócz wielu zalet, zawiera także elastyczne rozwiązanie w postaci podejmowania uchwał przez walne zgromadzenie akcjonariuszy. Uchwały takie mogą być podejmowane na walnym zgromadzeniu albo poza walnym zgromadzeniem – na piśmie albo przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Akcjonariusze mogą głosować przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli zostały one wskazane w umowie spółki albo wszyscy akcjonariusze wyrazili w formie dokumentowej zgodę na taki tryb głosowania (dotyczy to także głosowania na piśmie).

Powyższą możliwość przewiduje art. 300(80) KSH.

Akcjonariusze mogą wyrazić zgodę na głosowanie za pomocą poczty elektronicznej, aplikacji mobilnych (powszechnie dostępne lub dedykowane wyłącznie akcjonariuszom) czy komunikatorów elektronicznych. Umowa spółki może określać jakimi dokładnie środkami komunikacji elektronicznej mogą posłużyć się akcjonariusze w celu oddania głosu pod uchwałą (np. dokładny adres e-mail, którym może posługiwać się akcjonariusz), form uwierzytelniania tożsamości (np. przy użyciu podpisu kwalifikowanego) oraz środków bezpieczeństwa (np. szyfrowanie korespondencji e-mail i zabezpieczenia urządzenia końcowego) w celu ograniczenia ryzyka podszywania się pod akcjonariusza i oddania głosu przez osobę nieupoważnioną. Może to mieć znaczenie dla ewentualnego powództwa podważającego skuteczność podjęcia uchwały przez akcjonariuszy. Dodatkowo, w przypadku udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu o walnym zgromadzeniu powinien być zawarty dokładny opis sposobu uczestnictwa w walnym zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu.

Kodeks spółek handlowych wyróżnia dwa odrębne tryby wyrażenia zgody na podjęcie uchwały poza walnym zgromadzeniem, w zależności od tego, czy głosowanie ma się odbyć przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, czy w formie głosowania pisemnego.

W przypadku głosowania przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, taka możliwość musi zostać przewidziana w umowie spółki ze wskazaniem środków komunikacji elektronicznej, które mają zostać wykorzystane, albo wszyscy akcjonariusze muszą wyrazić w formie dokumentowej zgodę na taki tryb głosowania.

O ile umowa spółki może zawierać ogólną zgodę na podejmowanie uchwał przez akcjonariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (ze wskazaniem tych środków), o tyle druga ścieżka (zgoda wszystkich akcjonariuszy) musi dotyczyć konkretnej uchwały.

W przypadku głosowania pisemnego zawsze wymagane jest wyrażenie zgody przez wszystkich akcjonariuszy na taki tryb głosowania. Należy więc uznać za niedopuszczalne zawarcie w umowie spółki blankietowej zgody na podejmowanie na piśmie uchwał w formie pisemnej.

Kodeks spółek handlowych nie reguluje szczegółowych zasad głosowania przez akcjonariuszy poza walnym zgromadzeniem – na piśmie. Należy przyjąć, że polega ono na tym, że akcjonariusze wyrażają na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być podjęte, a zatem przybiera postać tzw. głosowania obiegowego (tj. kurendy). Projekt uchwały zawierający postanowienie, które ma być podjęte (w ramach uchwały), jest przedstawiany do podpisu każdemu z akcjonariuszy bezpośrednio albo w drodze korespondencyjnej (w tym w ramach korespondencji tradycyjnej lub elektronicznej – e-mail). Podpis pod zawartym w tym projekcie uchwały postanowieniem może być zatem złożony przez akcjonariuszy w różnym czasie, a także w różnym miejscu. Wydaje się, że głosowanie w tym trybie może podlegać wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa głosowania. Szczegółowe zasady dotyczące sposobu głosowania na piśmie powinny być natomiast określone w przyjętym przez akcjonariuszy regulaminie takiego głosowania w celu określenia w szczególności terminu zakończenia oddawania głosów, co ma znaczenie dla ustalenia wyniku głosowania.

Przesłanką dopuszczalności podjęcia uchwały poza walnym zgromadzeniem na piśmie jest to, aby wszyscy akcjonariusze wyrazili w formie dokumentowej zgodę na taki tryb głosowania (art. 300⁸⁰ § 2 zd. 2 KSH). W świetle art. 77² KC do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu (tj. zgodnie z art. 77³ KC jakiegokolwiek nośnika informacji umożliwiającego zapoznanie się z jej treścią) w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. W przepisie art. 300⁸⁰ § 2 KSH zastrzeżenie formy dokumentowej zostało przez ustawodawcę dokonane bez rygoru nieważności. W związku z tym zgodnie z art. 74 § 1 KC w razie niezachowania zastrzeżonej formy co do zasady nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności (a zatem wyłączone są osobowe środki dowodowe). Mimo niezachowania formy dokumentowej przewidzianej dla celów dowodowych dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron jest dopuszczalny, jeżeli strony wyrażą na to zgodę, a fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu, jak również na żądanie drugiej strony.

autor: Sylwia Zarzycka- radca prawny