Podejmowanie uchwał przez członków rad nadzorczych spółek akcyjnych za pomocą platformy DocuSign

Postępująca powszechnie cyfryzacja życia społecznego rodzi dość często obecnie pytania o możliwość stosowania najnowszych zdobyczy technologii do dokonywania określonych czynności prawnych, w tym podpisywania uchwał przez członków rad nadzorczych. W praktyce obrotu gospodarczego coraz powszechniejszym staje się zdalne prowadzenie spraw, w tym posiedzeń rad nadzorczych w spółkach akcyjnych. Kodeks spółek handlowych przewiduje możliwość podejmowania przez radę nadzorczą uchwał przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość. Jak to technicznie zrobić?

Zgodnie z treścią art. 388 k.s.h. rada nadzorcza może podejmować uchwały w następujący sposób:

a) na posiedzeniu stacjonarnym, jeżeli obecna jest co najmniej połowa jej członków, a wszyscy członkowie rady nadzorczej zostali zaproszeni na posiedzenie (statut może przewidywać surowsze wymagania dotyczące kworum);

b) na posiedzeniu, które odbywa się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (chyba, że statut stanowi inaczej);

c) bez odbywania posiedzenia – w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uchwała w takim wypadku jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały (statut spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w powyższym trybie).

Przy podejmowaniu uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość rodzącym się pytaniem jest możliwość oddania głosów za pomocą zyskujących coraz większą popularność platform umożliwiających podpisywanie dokumentów elektronicznie takich jak np. DocuSign.

DocuSign jest platformą umożliwającą zdalne podpisywanie i zbieranie podpisów pod dokumentami. Instrument ten jest oprogramowaniem chmurowym, umożliwiającym złożenie podpisu w wersji elektronicznej, pod dowolnym dokumentem, o dowolnej porze i z dowolnego miejsca na świecie oraz dowolnego urządzenia posiadającego dostęp do internetu. Pozwala również na zebranie podpisów kilku osób pod wybranym dokumentem, umożliwiając tym samym prawnie skuteczne złożenie określonego oświadczenia woli. Z uwagi na charakter DocuSign, platformę tę uznać należy za środek komunikowania bezpośredniego na odległość, w rozumieniu przepisów kodeksu spółek handlowych.

Oddanie głosu przejawiające się w podpisaniu uchwały przez członka rady nadzorczej za pomocą narzędzia informatycznego umożliwiającego złożenie podpisu stanowi oświadczenie woli składającego – uprawnionego do oddania głosu, i jako takie podlega regulacjom ogólnym kodeksu cywilnego.

Zgodnie z treścią art. 60 k.c. z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej. Uznać zatem należy, że każda forma oddalania głosu w przedmiocie podejmowanej uchwały, która pozwala na identyfikację uprawnionego do oddania głosu oraz ustalenie jaki głos został oddany będzie uznana za prawnie dopuszczalną. Tym samym niezależnie od tego, czy uchwała podjęta zostanie poprzez wskazanie w treści wiadomości mailowej woli uprawnionego do oddania głosu, poprzez jej podpisanie za pomocą narzędzi informatycznych takich jak np. DocuSign, czy też podpisanie uchwały profilem zaufanym, podpisem elektronicznym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, oddanie głosu należy uznać za skuteczne.

Zaznaczyć przy tym należy, że powszechną praktyką urzędową jest aktualnie możliwość podpisywania dokumentów za pomocą profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. Każde z powyższych narzędzi informatycznych posiada charakter zbieżny z podpisem realizowanym za pomocą instrumentu typu DocuSign. Omawiane narzędzia stanowią bowiem autoryzowany przez podmioty prywatne tj. banki i dystrybutorów podpisów elektronicznych sposób poświadczania tożsamości posiadacza danego urządzenia i złożenia przez niego stosownego oświadczenia woli.

Z uwagi na fakt, że w przypadku posłużenia się podpisem realizowanym za pomocą instrumentu DocuSign, tożsamość posługującego się ww. instrumentem jest poświadczana przez jego dostawcę, a ponadto w sposób niebudzący wątpliwości potwierdza treść oświadczenia woli złożonego przez posługującego się ww. instrumentem, brak jest przesłanek do uznania, że złożenie oświadczenia woli w takiej formie mogłoby budzić wątpliwości z punktu widzenia prawnego.

Stosownie do art. 388 § 3 k.s.h. rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały, przy czym statut spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w trybie określonym w zdaniu poprzedzającym.

W literaturze przedmiotu przyjmuje się, że wykorzystywanie narzędzi informatycznych do przeprowadzenia posiedzenia organów, włącznie z podejmowaniem uchwał, jest prawnie dopuszczalne, cyt. „w ostatnich latach rozwój technologii informatycznej wprowadził rozwiązania w segmencie LegalTech do poziomu zapewniającego bezpieczeństwo oraz transparentność odbycia posiedzenia przy wykorzystaniu technologii. Aktualnie możliwe jest przeprowadzenie posiedzenia organów, zapewniając prawidłową identyfikację osób, komunikację bezpośrednią, przesyłanie danych w czasie rzeczywistym, możliwość oddania głosu w sposób jawny albo tajny (zachowując tajność na każdym poziomie oraz w sposób nieograniczony czasowo) (A. Krysik, Komentarz do art. 388 KSH (w:) Kodeks spółek handlowych. Komentarz (red. Z. Jara), 2023, wyd. 18, dostęp Legalis).

W związku z tym członkowie rady nadzorczej mogą oddać swój głos poprzez przesłanie w formie zdalnej, opatrzonej podpisem złożonym za pomocą instrumentu typu DocuSign.