Formalne podstawy wykonywania pracy zdalnej

Nowe przepisy kodeksu pracy wprowadzają definicję pracy zdalnej, która do tej pory w przepisach prawa pracy nie istniała.

Praca zdalna jest pracą wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności w wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Definicja pracy zdalnej nie wymaga, aby była świadczona regularnie (w przeciwieństwie do telepracy).

Praca zdalna może być więc świadczona częściowo, np. przez niektóre dni w tygodniu, wybrane tygodnie czy miesiące. Możliwe jest wprowadzenie rotacyjnej pracy zdalnej, co pozwoli chociażby na zredukowanie fizycznych stanowisk pracy w biurze, które będą mogły być współdzielone przez pracowników wykonujących pracę częściowo zdalnie.

Wykonywanie pracy zdalnej może być formalnie uregulowane na kilka sposobów, w zależności od okoliczności.

Podstawowy sposób określenia zasad wykonywania pracy zdalnej to zawarcie porozumienia w tym zakresie z zakładową organizacją związkową.

W przypadku gdy w zakładzie pracy nie funkcjonują organizacje związkowe lub też nie uda się dojść do porozumienia, pracodawca określa zasady pracy zdalnej w regulaminie.

Przed jego wejściem w życie konieczne jest jednak przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Nowe przepisy nakładają na pracodawców jedynie konieczność konsultacji. W praktyce będzie on polegał na przedstawieniu projektu regulaminu pracy zdalnej przedstawicielom pracowników z prośbą o zgłoszenie przez nich ewentualnych uwag lub zmian, których jednak pracodawca może, ale nie musi uwzględniać. Pracodawca nie musi uzyskać zgody przedstawicieli pracowników, aby przyjąć regulamin pracy zdalnej. Decydujący wpływ na kształt regulaminu pracy zdalnej będzie więc miał tylko i wyłącznie pracodawca. Konsultacje mają bowiem za zadanie umożliwienie pracownikom zajęcia stanowiska wobec propozycji pracodawcy. Stanowisko pracowników nie jest jednak dla pracodawcy wiążące.

Jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia ani przyjęcia regulaminu, to również możliwe jest wykonywanie pracy zdalnej na podstawie polecenia pracodawcy.

Polecenia takiego nie można jednak wydać w każdym przypadku. Muszą wystąpić szczególne okoliczności. Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Druga możliwość to polecenie pracy zdalnej, gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu siły wyższej. Ten przypadek będzie mógł być zastosowany np. w sytuacji awarii instalacji w zakładzie pracy, która uniemożliwia bezpieczne wykonywanie pracy, lub uszkodzenia budynku, w którym zazwyczaj wykonywał pracę pracownik, chociażby na skutek powodzi, pożaru czy huraganu.

Możliwe jest również wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej na podstawie porozumienia indywidualnego z pracownikiem.

W tym przypadku zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać uregulowane w treści porozumienia. Do zawarcia porozumienia indywidualnego może dojść z inicjatywy pracodawcy lub pracownika. Co oczywiste, obie strony muszą mieć wolę realizacji pracy w ten sposób. Pracownik nie musi wyrażać zgody na pracę zdalną (a więc strony mogą nie uzgodnić wykonywania pracy w tej formie).

Zasadniczo również pracodawca nie musi akceptować wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej. Od tej zasady są jednak wyjątki.

Pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, który dotyczy: pracownic w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia, czy też pracownika-rodzica:

– dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz

– dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno- wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia.

Sylwia Zarzycka

radca prawny