e-Doręczenia czyli nowe obowiązki przedsiębiorców

Informatyzacja administracji publicznej w Polsce trwa i ma się dobrze. Wielkimi krokami natomiast zbliża się termin wdrożenia obowiązkowych e-Doręczeń m. in. dla zawodów zaufania publicznego oraz przedsiębiorców. W przypadku tzw. innych „podmiotów niepublicznych”, na przykład obywateli, korzystanie z usługi e-Doręczeń nie będzie obowiązkowe.

E-doręczenie to usługa cyfrowa, której zadaniem jest zastąpienie tzw. korespondencji tradycyjnej z podmiotami publicznymi (urzędami) ich elektronicznym odpowiednikiem. Skutek takiej wysyłki i odbioru będzie równoważny z wysyłką lub odbiorem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Skrzynka e- Doręczeń docelowo ma zastąpić korespondencję przez ePUAP.

Termin na złożenie wniosku o adres dla e-Doręczeń i skrzynkę dla e-Doręczeń uzależniony jest od daty rejestracji firmy. Spółki zarejestrowane w KRS przed 10 grudnia 2023 r. muszą złożyć wniosek o adres dla e-Doręczeń do dnia 10 marca 2024 r. W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, zarejestrowanych w CDIEG przed 1 stycznia 2023 r., wniosek należy złożyć do 30 września 2026 r. Z kolei Spółki zarejestrowane od 10 grudnia 2023 r. oraz firmy rejestrujące się w CDIEG od 1 stycznia 2024 r. będą zakładać skrzynki dla e-Doręczeń przy rejestracji firmy. Zwrócić należy uwagę, że przy składaniu wniosku o adres i skrzynkę dla e-Doręczeń w przypadku Spółek, niezbędne będzie podanie danych administratora skrzynki dla e- Doręczeń, podczas gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą zarejestrowaną w CDIEG mają przyznane takie uprawnienie, z którego jednak korzystać nie muszą.

Osoby zaufania publicznego (wykonujący zawód adwokaci, notariusze, doradcy podatkowi, radcowie prawni) zobowiązani są stosować e-Doręczenia od dnia 10.12.2023 r. Jednocześnie należy nadmienić, że osoby zaufania publicznego, które prowadzą działalność gospodarczą, powinny również złożyć osobny wniosek o e-Doręczenie dla firmy, oczywiście zgodnie z harmonogramem, albo wcześniej.

Możliwość korespondowania z urzędami w formie elektronicznej wprowadziły zapisy Ustawy o Doręczeniach Elektronicznych, która weszła w życie w dniu 18 listopada 2020 r.

Wydaje się, że wprowadzenie systemu, dzięki któremu dojdzie do odmiejscowienia procesu doręczenia (możliwość wysyłania i odbierania korespondencji z dowolnego miejsca), nie wspominając o oszczędnościach na wysyłkach tradycyjnych, działać będzie z korzyścią dla przedsiębiorców, niemniej wprowadzenie systemu e-komunikacji wymagać również będzie odpowiedniego zintegrowania z wewnętrznym obiegiem dokumentów, w szczególności w dużych firmach.

Termin wejścia w życie nowych obowiązków był już dwukrotnie przesuwany, jednakże możliwość złożenia wniosku o utworzenie adresu dla e-Doręczeń posiadacie Państwo już teraz. Więcej informacji znaleźć można na stronie: https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0709_00